如何管理公司印章使用风险？

1. 如何管理公司印章使用风险？

2. 印章管理的风险和措施

法律分析：风险：（一）印章刻制的业务流程不清晰。没有审批程序，只要业务需要，领导或部门就可随便刻制印章，刻制后没有下发正式启用文件，没有明确印章使用范围和使用时间。（二）印章刻制不在公安部门指定的单位进行。不在公安机关备案，随便找一家单位刻制公章，刻完就用，为以后发生印章使用风险埋下了隐患。（三）印章管理方面的规章制度不完善。使用印章未经过严格审批。印章管理人员对使用印章材料不严格审查，更有甚者，在空白介绍信或空白纸张上用印。印章保管者让印章离开自己的视线或因自己没时间让他人代为盖章，在没有监管人的情况下允许他人携带印章外出。措施（一）首先建立日常保管制度。指定印章归口管理部门，明确企业各部门印章管理职责，明晰印章刻制、使用的业务流程，做到有规可依、有章可循。（二）建立岗位法律风险防控体系。印章管理岗位人员要签订法律风险岗位承诺书，明确印章管理岗位的法律风险防控职责；同时，要加强对印章管理岗位人员法律风险防范的教育，使其认识到印章对企业管理的重要意义，不断提高印章管理的技能和法律风险防范意识。法律依据：《公司登记管理条例》第二十五条 依法设立的公司，由公司登记机关发给《企业法人营业执照》。公司营业执照签发日期为公司成立日期。公司凭公司登记机关核发的《企业法人营业执照》刻制印章，开立银行账户，申请纳税登记。衍生问题：合同管理的控制程序有哪些 (一)建立分级授权管理制度企业应当根据经济业务性质、组织机构设置和管理层级安排，建立合同分级管理制度。属于上级管理权限的合同，下级单位不得签署。对于重大投资类、融资类、担保类、知识产权类、不动产类合同上级部门应加强管理。下级单位认为确有需要签署涉及上级管理权限的合同，应当提出申请，并经上级合同管理机构批准后办理。上级单位应当加强对下级单位合同订立、履行情况的监督检查。(二)实行统一归口管理企业可以根据实际情况指定法律部门等作为合同归口管理部门，对合同实施统一规范管理，具体负责制定合同管理制度，审核合同条款的权利义务对等性，管理合同标准文本，管理合同专用章，定期检查和评价合同管理中的薄弱环节，采取相应控制措施，促进合同的有效履行等。(三)明确职责分工公司各业务部门作为合同的承办部门负责在职责范围内承办相关合同，并履行合同调查、谈判、订立、履行和终结责任。公司财会部门侧重于履行对合同的财务监督职责。(四)健全考核与责任追究制度企业应当健全合同管理考核与责任追究制度，开展合同后评估，对合同订立、履行过程中出现的违法违规行为，应当追究有关机构或人员的责任。

3. 印章管理的风险和措施

法律分析：
风险：
（一）印章刻制的业务流程不清晰。没有审批程序，只要业务需要，领导或部门就可随便刻制印章，刻制后没有下发正式启用文件，没有明确印章使用范围和使用时间。
（二）印章刻制不在公安部门指定的单位进行。不在公安机关备案，随便找一家单位刻制公章，刻完就用，为以后发生印章使用风险埋下了隐患。
（三）印章管理方面的规章制度不完善。使用印章未经过严格审批。印章管理人员对使用印章材料不严格审查，更有甚者，在空白介绍信或空白纸张上用印。印章保管者让印章离开自己的视线或因自己没时间让他人代为盖章，在没有监管人的情况下允许他人携带印章外出。
措施
（一）首先建立日常保管制度。指定印章归口管理部门，明确企业各部门印章管理职责，明晰印章刻制、使用的业务流程，做到有规可依、有章可循。
（二）建立岗位法律风险防控体系。印章管理岗位人员要签订法律风险岗位承诺书，明确印章管理岗位的法律风险防控职责；同时，要加强对印章管理岗位人员法律风险防范的教育，使其认识到印章对企业管理的重要意义，不断提高印章管理的技能和法律风险防范意识。

法律依据：
《公司登记管理条例》第二十五条 依法设立的公司，由公司登记机关发给《企业法人营业执照》。公司营业执照签发日期为公司成立日期。公司凭公司登记机关核发的《企业法人营业执照》刻制印章，开立银行账户，申请纳税登记。

衍生问题：
合同管理的控制程序有哪些
 (一)建立分级授权管理制度
企业应当根据经济业务性质、组织机构设置和管理层级安排，建立合同分级管理制度。属于上级管理权限的合同，下级单位不得签署。对于重大投资类、融资类、担保类、知识产权类、不动产类合同上级部门应加强管理。下级单位认为确有需要签署涉及上级管理权限的合同，应当提出申请，并经上级合同管理机构批准后办理。上级单位应当加强对下级单位合同订立、履行情况的监督检查。
(二)实行统一归口管理
企业可以根据实际情况指定法律部门等作为合同归口管理部门，对合同实施统一规范管理，具体负责制定合同管理制度，审核合同条款的权利义务对等性，管理合同标准文本，管理合同专用章，定期检查和评价合同管理中的薄弱环节，采取相应控制措施，促进合同的有效履行等。
(三)明确职责分工
公司各业务部门作为合同的承办部门负责在职责范围内承办相关合同，并履行合同调查、谈判、订立、履行和终结责任。公司财会部门侧重于履行对合同的财务监督职责。
(四)健全考核与责任追究制度
企业应当健全合同管理考核与责任追究制度，开展合同后评估，对合同订立、履行过程中出现的违法违规行为，应当追究有关机构或人员的责任。

4. 印章管理中常见的风险

摘要：印章在日常社会经济活动中地位和作用日益重要，印章管理的难度和风险亦愈来愈大。因此充分揭示印章管理过程中存在的风险隐患，促进组织提高印章风险防控能力和管理水平，加强对印章管理的风险研究分析十分必要。
关键词：印章管理 风险 分析
印章是一个组织或个人进行社会经济活动的诚信凭证与法律依据；是行使法定权利、承担法定责任以及履行法定义务的证据；是用于确认并表明经营管理活动合法有效的重要工具，同时也是对内实施管理的重要手段。为适应业务发展的不同需要，根据印章的不同用途及管理需要，实行不同的管理制度和方法，有的实行双人管理，有的实行专人管理。
由于印章涉及范围广，管理难度大，存在的问题及潜在风险也较多，印章管理不到位直接影响单位业务和管理活动的正常进行，给组织带来麻烦和损失，甚至会导致案件等难以预计的风险。为降低风险和提高经营管理水平，笔者结合实践总结印章管理实际工作中存在种种风险隐患与大家共同探讨。
一、印章管理制度、流程缺失或存在缺陷
一些组织单位未制定印章管理制度、流程，或制定的内部管理制度存在缺陷，导致在印章管理过程中无据可依，或执行存在缺陷的制度，形成管理漏洞等风险。如未制定具体的印章用印流程，明确保管人、监印人、有权签字人名单及审批流程等，也未建立岗位责任制，明确印章相关人员的职责等。
二、印章管理岗位设置不规范
重要印章未实行双人管理，印章管理岗位职责描述不清晰，未设置监印岗位，业务印章未指定专人保管等，导致责任不清、流程失控，存在潜在的道德风险。
三、不相容岗位未能有效分离，出现混岗或兼岗的现象
不相容岗位未有效分离，主要是章证未分管，印章有权签字人与监印人、用印人和监印人为同一人，易导致一个人可以办理全部业务的现象，不符合内部控制原则， 存在一定的道德风险。如合同专用章、个人名章、业务专用章、部门公章均由经理一人保管和使用，岗位制约严重失效。
四、印章保管人员管理不规范，未经管理培训即上岗或者未指定专人保管业务印章，重要印章未实行双人管理等
公章保管人员，未经过印章管理培训和风险教育培训，印章保管人员无证上岗，对印章管理制度、操作流程、保管使用风险不熟悉，容易导致操作风险的产生。业务印章未指定专人保管，重要印章未实行双人管理，印章保管登记簿上记载的保管人与实际保管人不一致，难以保证印章保管的安全、有效，不易明确保管责任。
五、印章使用不合规：主要表现在
（一）用印流程不合规：印章使用无审批记录，先用印后审批，非标准格式文本未经法律部门审查即用印对外出具，使用公章无监印人监印等情况，未严格遵循用印审批流程进行用印，可能导致用印控制流程失控，形成潜在道德风险。
（二）违规预先加盖用印：用印人员为了减少麻烦，违背了“严禁在空白介绍信、保函、合同、重要支款凭证、公文用纸等上加盖印章”的规定，在空白协议、合同、重要支款凭证以及业务回单上预先加盖公章、合同专用章或业务专用章等，导致合同、协议等重要法律文件的内容、条款失去控制，形成潜在的法律风险。
（三）对外签署的法律性文件使用部门印章：在应使用公章的法律性文件上加盖部门印章，可能诱发道德风险和法律风险。
（四）混用滥用相关业务印章：业务印章未在规定的范围内使用，混用合同专用章、部门公章和业务专用章等。使用的印章不正确，内部管理不规范，可能陷入法律诉讼，或引发道德风险。
（五）经办人员之间混用、共用业务专用章：违背专用印章“谁保管，谁使用，谁负责”的原则，混用、共用业务专用章。经办人员一旦发生差错和事故，难以界定其责任，还可能给不法作案人员留下可乘之机。
（六）用印登记记录不准确、不及时、不完整：用印登记中存在漏登记、错登记、未分类登记、未及时登记、要素记录不完整、不规范，用印审批单编号不连续，印章使用记录与实际不符等情况，不利于对印章使用情况的检查监督，影响事后核查追溯。
（七）作废印章继续使用，未及时收缴销毁：机构变更撤销合并，已撤销的部门印章应停止使用。但实际中未严格遵循相关制度规定，废止印章继续使用，存在可能被内部人员利用进行非正常交易、内外勾结进行诈骗或其他非法活动等潜在风险。
六、印章保管场所或保管设施不符合要求
未将印章保管在保险柜或带有密码锁的铁皮柜中；存放印章的保险柜未纳入监控范围；印章保管人员临时离岗未将印章上锁保管。将印章置于不安全的场所保管，或保管场所无监控覆盖；未做到随用、随取、随时入柜上锁，使用时不脱离保管人员视线，存在安全隐患，易造成印章丢失、被盗、或被盗用等风险。
七、印章交接手续缺失或不全、印章保管、交接登记不完整
印章交接未履行交接手续，在无监交人的情况下进行交接，印章保管、交接登记内容不完整、不齐全，未能清楚记录交接过程，不能明确印章保管责任，可能导致交接不规范等风险。
八、印章保管使用档案资料不全
未建立印章使用台账登记制度，印章管理的各类登记簿、表、单不全或丢失，容易导致案件的发生。
九、重要印章保管人员长期未进行岗位轮换
公章保管人员长期未执行岗位轮换制度，导致存在的风险隐患长期得不到暴露，形成潜在道德风险。
十、印章监督检查制度执行管理不到位
未对印章管理使用情况进行监督检查，或监督检查范围不全面、检查频率不符合规定等，影响问题的发现、整改与纠正，不利于案件防控和管理水平的提升。
随着经济及组织规模的发展，印章的种类、数量的不断增多，印章管理的风险愈来愈多，管理的难度亦会愈来愈大。因此，全面揭示印章管理过程中存在的风险隐患，促进组织提高印章风险防控能力和管理水平，加强对印章管理风险的研究十分重要，尤其对管理模式和管理技术等方面，还需深入的分析和研究。

5. 印章管理中常见的风险

公司的公章具有唯一性，能在一定程度上代表公司。当一份文件盖上公司公章，就意味着公司认可了文件内容并要对此担责履约。而其他的业务印章也因为其在具备相应的法律效力需要妥善保管，一旦公司的印章被应用在非公司真实意愿的文件上，则可能导致公司经济受损或信誉受损。
此外，由于物理印章通常由由专人保管、存放在固定场所，并且仅通过肉眼很难精确鉴定印章的真伪，因而易产生印章制假等隐患。
为了防范印章制假，公司应在使用与保管上给予规范，例如：规范印章使用流程、准确登记台账，杜绝印章在公司监控视线之外使用；规范企业内部印章存管制度，印章外借需专人陪同监督，印章随用随还。
除此之外，通过硬件设备和软件系统结合的方式更能加强企业印章的防伪能力。一方面使用电子合同、电子印章的模式能在一定程度上提升印章的防伪能力；另一方面，对于必须使用物理印章的情况，通过硬件设置（印控仪）可以保障印章授权后才可启动，提升印章管控能力。

6. 企业印章管理存在着哪些风险？

截止到目前为止，还有很多企业都在使用着传统的印章管理方式，一般就是纸质审批。这种管理既需要浪费大量的人力物力，以后在查询起来的时候也是非常不方便的。
如果你们公司的公章需要经常让员工带出去的话，建议你考虑一下智能印章。因为我们公司和你一样，也需要经常把公章带出去，也是很不放心的。云章就是一款非常优秀的智能印章产品，我们公司也在使用。云章上面有两个广角鱼眼高清摄像头，在用章人盖章的同时两个摄像头会同步将用章人及盖章文件拍摄下来，而且内置LBS定位，可以随时随地知道印章的运行轨迹，还有很方便的一点是每次用印记录只要通过手机app或者网页web端就能查询到，盖章人、盖章文件以及盖章时间等重要信息一目了然。如果我们每一次用章的话都不能明确查询到的话，那么是非常不方便的。

7. 印章管理有什么风险吗

公司的公章具有唯一性，能在一定程度上代表公司。当一份文件盖上公司公章，就意味着公司认可了文件内容并要对此担责履约。而其他的业务印章也因为其在具备相应的法律效力需要妥善保管，一旦公司的印章被应用在非公司真实意愿的文件上，则可能导致公司经济受损或信誉受损。
此外，由于物理印章通常由由专人保管、存放在固定场所，并且仅通过肉眼很难精确鉴定印章的真伪，因而易产生印章制假等隐患。
为了防范印章制假，公司应在使用与保管上给予规范，例如：规范印章使用流程、准确登记台账，杜绝印章在公司监控视线之外使用；规范企业内部印章存管制度，印章外借需专人陪同监督，印章随用随还。
除此之外，通过硬件设备和软件系统结合的方式更能加强企业印章的防伪能力。一方面使用电子合同、电子印章的模式能在一定程度上提升印章的防伪能力；另一方面，对于必须使用物理印章的情况，通过硬件设置（印控仪）可以保障印章授权后才可启动，提升印章管控能力。

8. 关于印章风险的提醒及解决措施

这几天“秋天的第一杯奶茶”刷爆了朋友圈，你喝奶茶了吗？我温馨提醒，在喝奶茶的同时，也要捂好你的印章，毕竟出现经济损失的时候，可能连奶茶都买不起
  
 
  
 真实案例
  
 陈某在一家外贸公司担任出纳，最近迷上网络直播，偶尔一个月会花三四百打赏给女主播，但从来没有得到回应，陈某甚觉丢脸，觉得被看不起。于是开始利用在工作上的便利，在公司账目上动手脚，利用保管公司印章的机会，前后共挪用了公款930万打赏女主播。直到公司对账发现问题，才被曝光。
  
  930万！这钱用来买奶茶，估计能绕地球三圈了！ 
  
  我虽然没有钱给你们买奶茶，但准备了“秋天的第一份关于印章风险提醒”，请认真查收 
  
  【空白文件盖章风险】 
  
 在某些行业工作中，会存在空白纸盖公章的需要。这就给纠纷的产生埋下了隐患，一些不轨人员会借机挪用于其他非公司授权行为。
  
 防范招数：企业应明令禁止空白文件盖章这一行为，如遇特殊情况，运用思格特智能印章管理系统，明确用印次数及使用范围，并对空白盖印文件做好统计及审核工作。
                                          
  【印章管理混乱风险】 
  
 公章随意摆放、保管使用缺乏严格的管理、公章变更后原公章随意丢弃、使用公章不规范都有可能给不发分子提供可乘之机。
  
 防范招数：企业可使用思格特智能印章管理系统，在管理平台建立统一的印章使用台账，对公章的保管、使用、移交、销毁全流程进行管理；申请使用印章前必须进行线上申请，经过有权部门和企业领导批准才能进行盖印。
                                          
  【印章外带风险】 
  
 因公司业务需要，有时候难免需要携带印章外出签订和办理业务，可是印章一旦被外带使用，企业就难以审查和监督印章的实际使用情况，加大了印章丢失、盗用、滥用的风险。
  
 防范招数：通过使用思格特便携智能印章机，对使用印章的地理位置、用印次数、用印时长进行全面监控，确保公司的利益不被侵害。
                                          
  【“人情章”风险】 
  
 管理公章的人员碍于人情、上级领导施加的压力盖各种“关系章”、“人情章”这种现象并不少见，但有时候你以为只是帮个忙，很有可能就会被有心人利用这一点，会给公司带来巨大的法律风险。
  
 防范招数：利用思格特智能印章管理系统，实行分级授权，非授权人不可盖印，帮你拒绝一切“人情章”“关系章”。
                                          
  综上，公司唯有提高公司防范能力,才能降低印章不规范使用带来的风险。 
                                          
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